El objetivo de este tutorial es aprender como se establece una liga entre una base de datos creada en Access y una aplicación hecha en VB. Al termino de este tutorial seras capaz de:

• Crear una base de datos en Access 2.00.
• Crear una interface en Visual Basic para la base de datos.
• Establecer una liga entre la tabla de base de datos y los campos usandos los controles apropiados de VB.

Microsoft Access

MS Access Es una base de datos relacional que almacena datos (información) en campos los cuales son se agrupan para formar registros. Una tabla es una colección de registros. Los campos son pequeñas unidades de datos en una tabla. Como en Vb los campos sirven para especificar un acceso aleatorio, en Access los campos también se pueden asignar de diferentes tipos que son:

• Text (Default)
• Memo
• Number
• Date/Time
• Currency
• Yes/No
• OLE Object

Los campos tienen relación con los registros, por ejempo: Un registro médico puede incluir los siguientes campos: nombre del paciente, dirección del paciente, edad, peso, altura historial clínico, lista de alergias, notas, etc. cada paciente tendrá un registro de información. Por lo tanto si un Doctor tiene 10 pacientes , significa que tendrá una tabla de 10 registros.

MS Access es un poderoso manejador de base de datos con su propio lenguaje Basic interconstruido. Sin embargo, este lenguaje es un subconjunto de VB, de tal manera que en ciertas situaciones es necesario un lenguaje más completo como VB para dar soporte a una aplicación. Para cubrir algunas de la limitaciones de Access se usa Visual Basic.

Tarea 1 (Creando una base de datos Access)

Antes de conectar la base de datos a un programa de VBdeberemos crearla. te mostraremos comose crearía si lo hicieras con Access, pero aquí no tendrás que hacerlo porque la base de datos esta hecha y se encuentra en el directorio D:\compu\c4\books.mdb, esta base de datos almacena información de una biblioteca personal.

1. Inicia Microsoft Access 2.0 y selecciona File/New Database. Introduce el nombre ‘BOOKS.MDB’. Access almacena los datos en los siguientes archivos: 1) BOOKS.MDB y, 2) BOOKS.LDB. Access 2.0.

2. Cuando la base de datos se a creado, en seguida se deberá especificar su estructura. Deberá aparecer una ventana con 6 tabuladores representando: Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, y Modules (ver abajo). Haz clic en ‘Table’ y selecciona ‘New’.
   
3. Despues de que creaste la tabla con sus correspondientes campos introduce algunos registros, en seguida salva la información. La tabla deberá aparecer como la imagen siguiente:
   
   
4. Cierra Access e inicia Visual Basic.

Tarea 2 (Crea un programa en Visual Basic)

1. Una vez que Vb se ha cargado y se muestra una forma en blanco, da clic en el icono del control Data y dibuja un rectángulo sobre la forma. El control resultante deberá ser un pequeño rectángulo con dos flecha una del lado izquierdo y otra del lado derecho.
   
   
2. En este momento nuestro control no conoce la base de datos que debera accesar. Para decirle usamos la propiedad ‘DatabaseName’ y hacemos clic en el botón marcado con ‘...’. Una ventana de diálogo deberá aparecer donde tú puedes seleccionar la base de datos que usaremos.(..\BOOKS.MDB).

3. Ahora que la base de datos ha sido seleccionada podemos decirle a VB cual tabla usaremos. Para hacer esto, damos clic en ‘RecordSource’ de la ventana de propiedades y seleccionamos la tabla ‘Book Collection’ .
4. Con el procediemento anterior hemos ligado la base de datos a la forma de VB, pero hasta ahora somos incapeces de ver o modificar información en la base de datos. Para poder hacer esto debemos agregar algunos controles. Usaremos controles Label para mostar información. Controles de Text para mostrar y actualizar información (acceso de lectura y escritura). Crea un control de text sobre la forma y en la ventana de propiedades seleccionan ‘DataSource’ y en seguida Data1de la caja combinada. Esto le dice a VB que este control obtendra datos del control new Data1 el cual esta conectado a la base de datos BOOKS.MDB. Sin embargo, Data1 maneja toda la información para la tabla Book Collection. Haz clic en ´DataField’ y selecciona un campo apropiado de la caja combinada (por ejemplo Title).

5. Repite el paso 4 hasta que los controles muestren toda la información contenida en la base de datos.

Posibilidades adicionales.

Navegación:

En lugar de confiarse de los controles Data para cambiar a diferentes registros en la base de datos, pueden usarse los comandos especiales Recordset. Cambia la propiedad Visible del control Data a False. Ahora se puede agregar un botón que contenga el siguiente código para ir al siguiente registro:

  Sub Command1_Click ()
    Data1.Recordset.MoveNext
  End Sub

• Data1.Recordset.MoveFirst - Se mueve al primer registro de la tabla.
• Data1.Recordset.MoveLast - Se mueve al último registro de la tabla.
• Data1.Recordset.MovePrevious - Se mueve al previo registro de la tabla.

Buscando:

Agrega un nuevo botón o una entrada de menú y etiquetala como ‘Encontrar’ o ‘Buscar’. En seguida en el evento del nuevo botón agrega el siguiente código:

  Sub cmdFind_Click ()
    Dim SearchCriteria

    SearchCriteria = InputBox$("Introduce el autor a buscar:", "Encuentra título")
    If Trim$(SearchCriteria) <> "" Then
      SearchCriteria = "Author = '" + SearchCriteria + "'"
      Data1.Recordset.FindFirst SearchCriteria
    End If

  End Sub

La cadena “Author = ” se agrega al inicio de SearchCriteria porque esto especifica cual campo en la tabla será usado para la búsqueda. Para buscar un diferente campo cambia este campo por el alternativo.

Otros comandos muy usados:

• Data1.Recordset.FindNext - Encuentra el siguiente registro en la tabla que se usa. Usealo despues del comando FindFirst.

• Data1.Recordset.NoMatch - Nos da TRUEsi nigun registro fué encontrado en la tabla que se usa, en caso contrario nos da FALSE. Usa este comando después del comando FindFirst o FindNext