Para realizar estimaciones en un proyecto necesitaremos estimar:

• Recursos humanos: ¿cuántos programadores, analistas,..., hacen falta?
• Tiempo: ¿cuánto tardará el proyecto? ¿Cuánto tiempo se va a dedicar a cada tarea?
• Programación de personal: ¿cuándo se necesitará a las personas?
• Presupuesto: ¿cuánto cuesta desarrollar el sistema?

Al mismo tiempo que se realizan estimaciones de personal y tiempo, se realizará un estudio del coste/beneficio para mostrar que los beneficios que se pueden obtener con el nuevo sistema superan a los costes estipulados. Así pues, se deben realizar los siguientes estudios:

• estudio de viabilidad técnica: ¿está disponible la tecnología necesaria para desarrollar la propuesta? Si está disponible, ¿se puede utilizar en la organización?.
• estudio de viabilidad operacional: ¿puede el sistema propuesto convivir con las operaciones ya existentes? ¿suministra la información necesaria para el personal de la organización? ¿llega esa información a tiempo al lugar correcto?;
• estudio de viabilidad económica: ¿es realista para proseguir el proyecto? ¿se recuperará la cantidad de dinero necesaria para la implementación?

Existen varios problemas antes de empezar a calcular presupuestos. Estudiaremos algunos de ellos.

Con la negociación el usuario intenta minimizar el coste y el tiempo de entrega, pero lo que no hay que olvidar es que las estimaciones tienen en cuenta el personal disponible y, el coste de la operación, así como el tiempo previsto de entrega.

Las estimaciones deben realizarse en función de la experiencia laboral previa o como caso promedio de los distintos participantes en el desarrollo del sistema.

Se puede llegar a pensar:

• "Soy mejor que la mayoría de los que me rodean y estoy seguro de que puedo terminar el proyecto más rápido". Sobreeestimación de la capacidad propia.
• "Quiero ayudar al jefe". Sentimiento altruista. En el peor de los casos se hacen estimaciones optimistas del tiempo requerido para terminar un proyecto.
• "Estoy dispuesto a trabajar duro para concluir esto a tiempo".
• "He trabajado con sistemas como este, ésto es pan comido".

Por estos motivos, es muy importante que las estimaciones las haga otra persona y no el responsable del trabajo.

Algunas organizaciones grandes de proceso de datos, están comenzando a desarrollar bases de datos que pueden usarse para hacer estimaciones más precisas para proyectos futuros.

Resulta más apropiado dar a la administración una serie de estimaciones a lo largo de todo el proyecto, cada cual más precisa y detallada que la anterior. Si el equipo de desarrollo está familiarizado con el sistema, pueden hacerse las siguientes estimaciones:

• Una estimación que puede variar ± 50% realizada al final del estudio de viabilidad.
• Una estimación que puede variar ± 25% realizada al final de la etapa de análisis.
• Una estimación que puede variar ± 10% realizada al final de la etapa de diseño.
• Una estimación que puede variar ± 5% realizada al final de la fase de programación, antes de hacer las pruebas.

En el área de desarrollar sistema no existe un acuerdo sobre la forma de medir la unidad de trabajo a realizar. El método más común es medir el número de instrucciones o líneas de código que se deberían escribir. Pero existen muchos problemas: ¿cuentan los comentarios? ¿Se cuenta sólo el código que se le entrega al usuario o el que se necesita para realizar las pruebas? ¿Qué pasa con las instrucciones que se escriben en la misma línea? ¿Y con las instrucciones complejas? ¿Y con los programadores que escriben más líneas que otros para realizar la misma tarea?

El trabajar durante mucho tiempo en horas extra, puede hacer que el personal con otros intereses se desmoralice o desmotive. El hecho de que el equipo de trabajo esté dispuesto a trabajar horas extra puede hacer que no sean eficientes en el trabajo. Las horas extra a menudo se vuelven no productivas y, usualmente se cometen más errores si se trabaja presionado.

Existen cuatro reglas para la estimación:

1. Hacer que las unidades de trabajo sean lo más pequeñas posibles, por ejemplo una semana, un día.
2. Hacer la unidad de trabajo lo más independiente posible entre sí.
3. Tener en cuenta el factor de comunicación entre todo el personal del proyecto. La cantidad de comunicación aumenta al aumentar el tamaño del equipo.
4. Distinción entre el trabajo nuevo y el prestado, ya que éste último consume tiempo de búsqueda y actualización.

El objetivo de este punto es calcular todos los costes anticipados asociados con el problema, incluyendo coste de construcción, instalación, operación y mantenimiento.

Se debe tener en cuenta todas las personas que intervendrán en el sistema. Para ello se calculará el salario promedio de las distintas categorías, para poder expresar en términos de coste/hora, mes o año. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta los factores extra (seguros, etc.) pérdidas de tiempo, preparar al personal, etc.

Suele incluir los gastos de capacitación de usuarios, conversión de las bases de datos, instalación comercial, aprobación reglamentaria (licencias,...), ejecuciones paralelas con el sistema anterior durante un tiempo, equipo de desarrollo durante la instalación.

Por ejemplo, expresar el coste del dinero en función de los intereses que se habrían generado si se hubiera tenido invertido. Tarea que necesita del departamento de contabilidad.

• Costes de hardware: equipo de cómputo, telecomunicaciones,...
• Costes de software: gastos continuos de los sistemas operativos.
• Costes de personal.
• Costes de mantenimiento.

Se debe tener en cuenta el coste de posibles fallos del nuevo sistema.

Las compras de hardware se suelen considerar costes de capital y se contabilizan durante 5 ó 7 años (lo que dure la amortización). Los costes de instalación y operación normalmente se contabilizan cuando ocurren.

Es mucho más difícil calcular los beneficios de un nuevo sistema que calcular su coste. Hacemos una distinción entre beneficios:

• Beneficio Táctico es aquel que permite que la organización continúe realizando la misma actividad de negocios, pero a menor coste (o mayor ganancia). Suelen asociarse con reducción del personal administrativo o de oficina, reducción de tiempos de transacción, reducción de costes de papel, etc.
• Beneficio Estratégico es aquel que permite comenzar a realizar un nuevo tipo de negocios, o en un área nueva, o con clientes nuevos. Es decir, realizar cosas que le serían imposibles con el sistema actual.

Existen cuatro formas de expresar la relación entre costes y beneficios, pero no las explicaremos por salirse del ámbito de la asignatura. Son las siguientes:

• Flujo de efectivo.
• Rendimiento de inversiones.
• Tasa Interna de Rendimiento, conocida como TIR.
• Valor Actual Neto, conocido como VAN.