Gran parte de la labor que se desempeña como analista, involucra el modelado del sistema que desea el usuario. Los modelos que se realizarán en la fase de análisis, son representaciones abstractas de lo que al final será una combinación de hardware y software de computadora. Se construyen modelos porque se pueden enfatizar ciertas propiedades críticas del sistema, mientras que simultáneamente, desacentuamos otros de sus aspectos. Esto nos permite comunicarnos con el usuario sin distraernos con asuntos y características ajenas al sistema.

El propósito general de la fase de análisis es descubrir cuáles son las situaciones posibles en las que se puede encontrar el sistema y, no dar solución a los problemas, es decir, transformar los requerimientos del sistema en una especificación estructurada. Por tanto, durante esta fase, seremos capaces de:

• Modelar el mundo real.
• Usar un método riguroso y disciplinado.
• Gestionar lo complejo dividiéndolo en partes menos complejas.
• Dejar el detalle para fases posteriores.

Por tanto, durante la fase de análisis se debe:

• Recoger información del sistema actual. Dicha información puede ser de tipo: Organizacional en cuento a estructura jerárquica, objetivos etc.; Informacional, que permitirán detectar la información que se maneja en el sistema y se obtienen preguntando a los usuarios del sistema; Operacional, respecto a fiabilidad, prestaciones, etc.
• Desarrollar los modelos lógicos de datos y de procesos.
• Se refinarán ambos modelos con el usuario para llegar al modelo lógico final.
• Se volverá a validar con el usuario.

El primer lugar debe realizarse un estudio de las necesidades de información que debe satisfacer el nuevo sistema y, a continuación, elaborar un conjunto de especificaciones formales que describan la funcionalidad del sistema para su aprobación por parte del usuario y que permitan abordar con garantías la siguiente fase de diseño.

Cuando en cualquier organización se plantea un problema y se pretende resolver mediante un Sistema Informático, (ya sea nuevo o modificación de uno existente), es imprescindible establecer previamente el esfuerzo que será necesario para que el desarrollo del nuevo sistema llegue a su término. Se debe estudiar el nuevo sistema de forma que se llegue a obtener:

• El ámbito y alcance del proyecto.
• Definición de objetivos y requisitos.
• Diseño del modelo lógico actual.
• Estudio de alternativas de construcción.

Es preciso identificar las áreas a las que afectará el proyecto. Se comenzará por elaborar una planificación inicial del proyecto, elaborar una composición del equipo de trabajo necesario y, se obtendrá como resultado un único documento final denominado Documento de requisitos del sistema.

Para la obtención de información se utilizarán las entrevistas y reuniones con los usuarios, así como cuestionarios. Para la planificación inicial se utilizarán técnicas habituales de desarrollo de sistemas, como PERT y CPM.

Las entrevistas permiten obtener datos cuantitativos y cualitativos de una organización a través del personal de la misma. El objetivo de una entrevista es conseguir respuestas francas y competas del entrevistado. Para ello, el entrevistador (analista) se enfrenta a un individuo que reaccionará con recelo, tanto a la personalidad del entrevistador como al asunto del que se discuta. El tipo de preguntas con el que nos podemos encontrar en una entrevista son: abiertas, que permiten al entrevistado explayarse en sus opiniones; cerradas, que limitan la respuesta del entrevistado.

Los cuestionarios son útiles cuando el número de personas a entrevistar es grande, si está ubicados es áreas geográficas dispersas o para verificar los datos obtenidos por otros métodos o de otras personas. No son efectivos para búsquedas detalladas ni para identificar problemas o soluciones a problemas.

La información sobre el funcionamiento del sistema actual se obtendrá de los responsables de las áreas de usuario afectadas que aporten una visión global de la misma y de los propios usuarios para obtener una visión detallada. Para facilitar esta función, se utilizará la Lista de Eventos, que es una lista narrativa de los estímulos que ocurren en el mundo exterior a lo cuales el sistema debe responder. Hay 3 tipos de acontecimientos o de eventos:

• Acontecimientos Orientados a Flujos: se asocia a un flujo de datos. Son aquellos en los que el sistema se da cuenta de que ha ocurrido algo y contesta a ese evento.
• Acontecimientos Temporales: estos eventos arrancan con la llegada de un momento dado en el tiempo. No se inician con flujos de datos de entrada; se puede imaginar que el sistema tiene un reloj interno con el cual puede determinar el paso del tiempo.
• Acontecimientos Orientados a Flujos de Control: deben considerarse como un caso especial de los acontecimientos temporales. A diferencia del un acontecimiento temporal normal, no se asocia con el paso regular del tiempo, por lo que el sistema no puede anticiparlo utilizando un reloj interno. Y, a diferencia de un acontecimiento de flujo normal, el de control no indica su presencia con la llegada de datos. Se asocia con un flujo de control (o flujo binario). Son bastantes comunes en sistemas de tiempo real.

Al final de este estudio y, para la posterior obtención del modelo de funciones, se debe tener una idea clara de:

• Las principales entradas y salidas de información y su procedencia, eliminando toda referencia al entorno físico.
• Identificación de las principales funciones ejecutadas por el sistema.
• Realizar el modelo de funciones para cada subsistema, identificando las subfunciones que realizan.

El modelo obtenido es una descripción lógica o conceptual del sistema, sin distinguir entre funciones que se realizarán de forma manual o automatizada.

La lista de eventos es un listado textual sencillo de los acontecimientos del ambiente a los cuales debe responder el sistema. Al crear la lista de acontecimientos, se debe asegurar de distinguir entre un acontecimiento y de describirlos desde el punto de vista de fuera del sistema, es decir, de fuera hacia adentro.

En la mayor parte de los casos, la mejor manera de identificar los acontecimientos para un sistema es visualizarlo en acción: examinar cada agente externo y preguntar qué efecto pueden tener sus acciones sobre el sistema.

EVENTO: Se indica el evento que se produce.

PROCESO: Se indica el proceso que se va a desencadenar en el sistema al llegar ese evento.

ENTRADA: Se indica los datos que van a llegar al proceso.

SALIDA: Se indica los datos que van a salir del proceso como contestación del sistema al evento.

TIPO: Si es de tipo Externo (E) o de tipo interno (I)